Jedna od vodećih kompanija za merchandising u Ujedinjenom Kraljevstvu suočavala se sa izazovima upravljanja velikim brojem zaposlenih, sa godišnjom fluktuacijom od oko 5.000 zaposlenih. Prvobitni proces prijema novih radnika uključivao je popunjavanje pisanih dokumenata i bio je izrazito zahtevan, što je zahtevalo angažovanje više od 100 HR specijalista kako bi se proces efikasno obavio. Ovaj tradicionalni pristup bio je vremenski zahtevan, sklon greškama i skup za kompaniju. U okviru projekta digitalne transformacije koji smo realizovali, kompanija je uspela da radikalno poboljša efikasnost i smanji troškove.
Prva faza: Digitalizacija procesa prijema
U prvoj fazi digitalne transformacije, razvili smo rešenje koje je omogućilo kompletnu digitalizaciju procesa od prijave kandidata do potpisivanja ugovora. Svi koraci, uključujući prikupljanje neophodne dokumentacije (poput ličnih dokumenata, dozvola za rad i ostalih potrebnih potvrda), sada se obavljaju digitalno. Kandidati mogu jednostavno da prilože potrebne dokumente i završe prijavu putem platforme, što je znatno ubrzalo proces i smanjilo potrebu za fizičkim rukovanjem papirima.
Druga faza: Uvođenje KYC procesa
U drugoj fazi, implementirali smo KYC (Know Your Customer) proces kako bismo digitalno proverili autentičnost dokumentacije kandidata. Ova funkcionalnost je eliminisala potrebu za ručnom proverom dokumenata i dodala dodatni sloj sigurnosti u proces prijema. Takođe, digitalizovana je i provera prava kandidata na rad u Ujedinjenom Kraljevstvu, što je dodatno smanjilo obim posla za HR timove.
Poboljšano obaveštavanje kandidata
Jedan od najčestijih izazova u HR procesima je nedovoljna transparentnost obaveštavanja kandidata o statusu njihove prijave. U okviru digitalizovanog rešenja koje smo implementirali, uveden je i sistem automatskog obaveštavanja kandidata o statusu njihove prijave u realnom vremenu. Ova funkcionalnost je doprinela povećanju zadovoljstva kandidata i smanjenju broja upita prema HR odeljenju.
Rezultati
Ova dvostepena digitalna transformacija donela je nekoliko ključnih koristi za kompaniju:
- Smanjenje broja HR specijalista za 50%: Automatizacija i digitalizacija procesa omogućile su kompaniji da smanji broj zaposlenih u HR odeljenju za 50%, što je dovelo do značajnih finansijskih ušteda.
- Ubrzanje i poboljšanje procesa: Digitalni pristup je učinio proces transparentnijim, pouzdanijim i bržim. Kandidati sada imaju jasnu sliku o svakom koraku prijave, a greške su smanjene na minimum.
- Veća pouzdanost: Digitalni sistem omogućava automatsku proveru dokumenata, što smanjuje ljudske greške i obezbeđuje viši nivo sigurnosti.
- Poboljšano obaveštavanje: Automatizovano obaveštavanje kandidata o statusu prijave povećalo je transparentnost i zadovoljstvo kandidata.
Zaključak
Digitalna transformacija prijema zaposlenih je kompaniji iz UK donela ne samo finansijske uštede, već i poboljšanu efikasnost i sigurnost. Kroz digitalizaciju i uvođenje KYC procesa, kompanija je uspela da unapredi kako internu organizaciju tako i iskustvo kandidata, što je bio ključan korak ka održivoj modernizaciji poslovanja.
